管理者要學(xué)會運用“5W2H”法則

溝通是支起彼此之間交流與維護良好人際關(guān)系的重要途徑。只要是生活在社會中的人，都離不開溝通。無論是親人之間，還是朋友之間，也無論是上下級之間，還是同事之間，都需要正常的溝通。在管理過程中，如若不然就會導(dǎo)致信息鏈條的中斷、人際關(guān)系變得疏遠、團隊人心渙散，企業(yè)管理過程中充滿對抗、沖突、扭曲和偽善。

管理者經(jīng)常會花費很多時間來對下屬進行合理化管理，其中最普遍、最常見的管理方式就是下達命令。一個管理者每天可能要對不同的下屬下達不同的命令，這些命令通常是下屬在工作中的方針和目標。實際上，下屬工作的好壞與是否積極，在很大程度上與管理者下命令的方法有關(guān)。比如，如果管理者下達命令很僵硬，給下屬造成一種壓抑的感覺，自然下屬在執(zhí)行命令時就不能很好地實現(xiàn)自己的工作了。

作為管理者要學(xué)會正確的下達命令，即運用“5W2H”法則。

What:針對什么事？目的是什么？下屬要做什么？即明確工作、任務(wù)的內(nèi)容。

Who:由誰來執(zhí)行？誰來具體完成？誰來負責(zé)？即明確工作、任務(wù)的對象。

When:何時能夠開始？何時結(jié)束？何時做檢查？什么時機最適宜？即任務(wù)的時間表。

Where:何處？在哪里干，從哪里開始？又要在哪里結(jié)束？從哪里入手？即任務(wù)的空間位置和變化。

Why:為什么要這么去做？理由是什么？原因是什么？這樣干的必要性是什么？有沒有更好的辦法？即明確任務(wù)的目的，告訴下級事情發(fā)生的重要性，從而促使他們更負責(zé)任，或受到激勵。

How:如何做事情？應(yīng)該用什么方法去做？即任務(wù)完成的程序、方法設(shè)計。

How much:做到什么程度？達到多大的數(shù)量？質(zhì)量水平又是如何？費用產(chǎn)出如何？即任務(wù)的問題與解決方法。

究竟下達命令有無必要呢？在實際管理中，許多管理者本人并沒有弄清楚某些命令的必要性。比如，當(dāng)一個管理者工作處在忙碌狀態(tài)，突然有一件緊急的事情需要他親自處理，他將手頭的工作安排給下屬去完成，但是下屬對這件事情的來龍去脈并不夠清晰，為了完成工作，下屬需要不斷地向管理者詢問有關(guān)事項和發(fā)展情況。管理者接受下屬詢問的時間反而比自己親自完成花費的時間更多，那么這就是一條沒有必要的命令。作為一名管理者，要想更好地去下達命令，不妨選擇一種既能夠讓員工接受，又能夠達到很好的辦事效果的手段。在工作中，管理者試著用軟硬兼施的手法來促使下屬積極地去完成工作。

一家大型電器企業(yè)的老板工作十分繁忙，一次他將接待外國客戶的工作交代給了銷售部經(jīng)理小陳，小陳是一個精明能干的員工，只是有的時候工作起來不夠認真，對待事情不夠重視。

老板內(nèi)心明白接待外來客戶是十分重要的一件事情，這直接關(guān)系到自己的企業(yè)能否打開國際市場。于是他將小陳叫到辦公室，認真地對其說：“周六有一個外國企業(yè)代表來咱們公司，你代表公司去接待一下，本來這件事情我想要親自去做，只是我還有其他安排，你就代表我去接待一下吧?！毙￡惵犃死习宓脑?，心中喜悅，心想老板讓我代表他去接待外國客戶，可見老板是多么認可我。緊接著老板說道：“切記，他們對我們公司打開外國市場很重要，這件事情不能有任何的失誤，你必須認真對待，如果出現(xiàn)差錯，后果很嚴重，你也對不起我對你的信任?！毙￡惵犃死习宓脑?，又感覺自己身上的擔(dān)子很重，自己要努力做好這次工作，不然對不起老板對自己的信任。

在這次接待外國客戶的工作中，小陳既謹慎又小心，最終外國客戶很爽快地簽下了合作合同，小陳的任務(wù)圓滿完成了。

管理人員在下達命令的時候，一定要根據(jù)員工的性格特點和工作態(tài)度去選擇下達命令的方式，千萬不可只強硬地命令，不積極地鼓勵。每位員工都希望得到上司的鼓勵，如果上司肯鼓勵你的員工，那么他們就肯認真地去完成工作。

小朱是一家印刷公司的物流人員，他講述了自己的親身經(jīng)歷。“有一次，上司要求我去安排好發(fā)往上海的貨物和車輛，我本來很有動力，不料上司卻說‘你必須安排好這個工作，有任何閃失，我讓你吃不了兜著走?！犃松纤镜脑?，我心里感覺壓力特大，這項工作對于平時的我來講也不算什么，但是上司這么一說讓我感覺這項工作太困難了，最后我還是因為太緊張沒將工作做好。當(dāng)然，上司也沒有給予我太大的處罰，只是他下達命令的口吻太強硬了，會給我造成很重的負面心理”。

管理者在下達命令的時候，一定要注意自己語言給下屬帶來的心理影響力，盡量不要因為自己的語言給對方造成緊張的氣氛，不然再容易和簡單的工作也會引起下屬的心理緊張，從而犯錯也就成了家常便飯。

管理者在下達命令時，要做到一手軟一手硬，應(yīng)該注意以下事項：

第一，鼓勵員工，增強其自信心。管理者的語言在很多時候是具有強大力量的，如果想要讓自己的員工很好地去完成某項工作，不妨先給其一定的自信心，鼓勵其積極地去完成工作。

第二，恩威并重，“威”是不可少的。作為管理者，也應(yīng)該有一定的威嚴所在，如果不能夠真正地做到這一點，自然也就不會得到下屬的重視。

第三，做到賞罰分明。如果你在下達命令時，答應(yīng)了任何的獎勵措施，下屬達到了你的要求，你就應(yīng)該實現(xiàn)諾言。同樣，你說出的處罰措施，也沒有必要食言。