年終總結的4個大坑,你可千萬別中招!

年終總結的4個大坑,你可千萬別中招!

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年終總結應該怎么寫,才能安全避坑呢? 教你 4 招,獲得 BOSS 認可。
做年終總結時,有人會去找度娘:「2017 最新大氣商務年終總結 PPT 模板」然后把東拼西湊的內(nèi)容貼到「點擊此處 輸入文本」。
年終總結的4個大坑,你可千萬別中招!
漂亮的模板會為總結增色不少,但領導首要關注的東西,是這個嗎?
還沒見過誰純粹因為 PPT漂亮升職加薪的,頂多會讓你做更多的 PPT(憋問俺是怎么知道的……)
年終總結的4個大坑,你可千萬別中招!
年終總結最重要的是呈現(xiàn)你完成目標、解決問題的能力,這才是職場中安身立命的核心。
但很多職場人,往往把注意力放在 PPT 是否炫酷和精美上,卻在年終總結的內(nèi)容和表達上不幸墮入「四大天坑」,失去了這個絕佳的展示機會。
那么年終總結到底應該怎么寫呢?
 來,上車~
一號坑——散,亂,多
年終總結的4個大坑,你可千萬別中招!
我們先來看一份躺在這個坑里的總結:
2017 年一月份,我參與了新產(chǎn)品的開發(fā)項目;二月參加了某專業(yè)技能的培訓;三月,客戶反饋老產(chǎn)品有問題,和客戶深入溝通分析需求后,我們在四月底提供了解決方案,經(jīng)過反復的溝通和協(xié)調(diào),客戶比較滿意,表示愿意增加第二年的采購數(shù)量。 五月,應客戶要求準備項目建議書和報價。六月去上海出差參加行業(yè)展會,七月……
這就是一些職場人最天真的想法:寫的越詳細、越多越好,顯得自己辛苦嘛。
但是你有沒有想過——
用時間線完成的總結就像流水賬,領導根本記不住你到底做了些什么、做成了什么,那又怎么體現(xiàn)你的價值?
參加了什么培訓,學到了什么技能,看了什么書,認識了什么人……這種瑣碎的個人成長經(jīng)歷,領導 care 嗎?
顯得辛苦又如何?哪個領導不覺得他自己才是最辛苦的?
避坑策略: MECE分類法
利用金字塔原理的 MECE 法則,不重疊,不遺漏,對照目標把繁雜的事情分成幾個類別,讓思路清晰,表達清楚。
打個比方,MECE 就像是把一堆五顏六色的糖果按照顏色分類,裝進對應顏色的盒子里。
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我們用 MECE 方法整理下這份總結:
根據(jù)項目分類,參與了三種類型項目:開發(fā)類,維護類和推廣類;
根據(jù)職能區(qū)分,負責三種職能的工作:行業(yè)調(diào)研,競品分析,需求分析。
所以,他表述時可以這樣說:
2017 年,我參與了三種類型的項目,分別是產(chǎn)品開發(fā)類、維護類和推廣類,實現(xiàn)了……的業(yè)績。
在產(chǎn)品開發(fā)類的項目中,我主要負責了三種職能的工作,分別是行業(yè)調(diào)研、競品分析和需求分析。
在大量的調(diào)研分析工作中,我有這樣三點重大發(fā)現(xiàn),有助于改進我們的產(chǎn)品體驗……
怎么樣,是不是清楚多了?
通過 MECE,不僅幫你把繁瑣的工作劃分的有條有理,也讓 BOSS 從宏觀上立即清楚的知道你做了什么,會給人頭腦清晰的印象,才有機會給你更大的發(fā)揮空間。
二號坑——缺少觀點
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這個坑里的重災區(qū)在圖表,比如:
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雖然用不同顏色標注,也有具體數(shù)據(jù),但這樣的年終總結可能還是個「假總結」。
為什么呢?大部分人對圖表存在兩個「誤解」
只要貼上圖表,就能說明一切問題,用數(shù)據(jù)說話嘛~
圖表一定比文字更直觀,更易懂。
其實,真實的情況是這樣的:
圖表只是證明觀點的論據(jù),你的觀點才是主角;
圖表雖然能更直觀的展示信息,如果不加以引導,反而會消耗更多的「理解成本」。
比如剛才這份圖表,圖表看完了,難道僅僅是為了告訴 BOSS 產(chǎn)品的銷量?
那該怎么改善呢?
避坑策略: 有觀點、有引導
其實這份總結想表達的是 6 月份采取新的銷售策略后,產(chǎn)品銷量的變化。 
那么我們把「無觀點」的【2016,2017 兩年產(chǎn)品銷量情況】改為「有觀點」的【新策略對產(chǎn)品銷量的促進】。
為了引導去看關鍵點,不被旁枝末節(jié)分散注意力,我們這樣做:
標注 6 月份這個關鍵節(jié)點;
把 2016 年銷量線條變成灰色;
去掉下方的數(shù)據(jù)表格。
于是經(jīng)過這樣的改造,就可以把圖表改為這樣:
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當展示這個圖表的時候,老板先看觀點,再結合觀點看重點,一目了然,是不是使信息更加有效的傳達了?
三號坑——缺少分析
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在匯報時,可能還會遇到 BOSS 的另一個問題:總結的很好,但這件事你怎么看的?
這個看似簡單的問題,其實是一道分隔普通職員和管理者的鴻溝,一道區(qū)分工具型職場人和開拓型職場人的分水嶺。
如果你仔細觀察會發(fā)現(xiàn),公司給勤勤懇懇的員工發(fā)獎金,頒發(fā)勞動模范稱號,但是提拔的卻是能夠解決問題的人。
而能解決問題人,都具有分析能力
如果沒有思考過,可能只會說,降低成本,提升質(zhì)量和滿意度這些人云亦云的話。這怎么能體現(xiàn)你的價值呢?
避坑策略: 分析四板斧
分析技能,看起來很高深,其實也有套路。 
為大家介紹一個實用方法,人稱「分析四板斧」。
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分解:導致問題的因素有哪些?
假設:這些因素中,哪個可能是關鍵因素?
求證:收集信息,驗證假設;
擊破:對關鍵因素提出解決方案。
我們用老板最關心的「銷量」為例,怎么分析和回答問題。
問:銷量下降是怎么回事?
分析如下:
分解:銷量下降一般有兩個因素:競爭加劇,需求減少;
假設:假設是市場競爭造成銷量下降;
求證:查到主要競品的銷售量今年也在大幅下降,看來是需求問題。于是查詢了五年的行業(yè)總出貨量,果然,需求是在降低的;
擊破:所以經(jīng)過我的分析,是需求減少造成的,我的對策是……
四號坑——缺少套路
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「我需要和客戶談判時獲得優(yōu)惠條件授權?!?/font>
「我的部門需要再招兩名研發(fā)?!?/font>
「我認為……我需要……」
如果在年終匯報時,使用這種籠統(tǒng)的表達,在職場溝通上是很不成熟的,這不符合說服的規(guī)律。
所以你在爭取資源或獎勵的時候,就很難給領導足夠的說服力。
避坑策略: SCQA表達法
所謂 SCQA 模型——
背景(Situation)確保說話時,你和其他人能站在同一背景的里面。
沖突(Complication)推動故事情節(jié)發(fā)展,并引發(fā)對方腦子里產(chǎn)生下一個疑問。
疑問(Question)順勢而為,將對方腦子里的疑問說出來。
回答(Answer)最后妥妥地傳遞出自己想表達的信息。
我們先來看看杰出員工代表——諸葛丞相是如何匯報工作的。
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整理一下 ,你會發(fā)現(xiàn)邏輯是這樣的:
S(背景):皇上,你爸爸創(chuàng)業(yè)一半死了。
C(沖突):我們沒錢了,眼看要完啊。
Q(疑問):你說怎么辦?
A(回答):不要怕,叔叔出去接著創(chuàng)業(yè),你在家要乖。
瞧,高人吧??
年終總結不是一個難得的職場匯報機會,同樣值得你用 SCQA 來表達,而且每一類型的人都能找到自己的方式。
比如你的業(yè)績非常好——
S(背景):我的工作不僅達標,而且超標,我總結出了一系列亮點。
C(沖突):還是有一些問題制約我做得更好。
Q(疑問):明年業(yè)績?nèi)绾尾拍苌细吲_階?
A(回答):我的改進對策及建議是……明年我的更高目標和具體安排,請您給我授權。
或者你完成的中規(guī)中矩——
S(背景):我的工作按計劃執(zhí)行中,取得了 ××× 進展,部分數(shù)據(jù)在行業(yè)內(nèi)指標領先。
C(沖突):遇到了一些實際的困難和問題。
Q(疑問):如何解決以上問題?
A(回答):需要領導支持(給資源),下一步工作我充滿信心。
或者你根本就沒有達標——
S(背景):工作任務重,種類多,我加班我熬夜,我很努力。
C(沖突):突如其來的任務/意外情況,我做出了巨大犧牲,取得了巨大的成績。
Q(疑問):為什么今年的任務還差10.7%未完成?
A(回答):困難督促我成長,積累的經(jīng)驗為明年更大的進步做好了鋪墊。(請諒解)
仔細對比你就會發(fā)現(xiàn),以上這三種思路雖不同,但都分別步步指向自己的目標:要么求授權、要么求資源、要么求諒解。
明智的人不會僅僅在工作總結里總結,而是要通過匯報的機會爭取各種資源。
畢竟,工作總結是制度規(guī)定里面允許你和上級領導溝通的一種重要武器。
總結
OK,以上這就是年終總結的四大天坑,一起回顧下避坑策略:
工作內(nèi)容——MECE 分類梳理法;
數(shù)據(jù)圖表——有觀點,有引導,有重點;
問題分析——「分解→假設→求證→擊破」四步分析法;
表達套路——SCQA 表達法。
Growth Hacker(增長黑客):增長黑客是依靠技術和數(shù)據(jù)來達成各種營銷目標的新型團隊角色。從單線思維者時常忽略的角度和高度,梳理整合產(chǎn)品發(fā)展的因素,實現(xiàn)低成本甚至零成本帶來的有效增長…

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