「 一群自由的靈魂,分布在天南海北;一個(gè)有趣的團(tuán)隊(duì),可以在網(wǎng)上收放自如;一個(gè)高效的組織,彌合時(shí)間和空間的錯(cuò)位 」
播客,是這兩年廣受關(guān)注的熱門行業(yè)。主播們用精心制作的音頻內(nèi)容,提供溫暖的陪伴。
調(diào)研顯示,2021年中國(guó)播客聽眾已超8600萬(wàn)人。在這個(gè)新興行業(yè)中,有一個(gè)廣為人知的播客節(jié)目——「日談公園」,他們蟬聯(lián)5年蘋果最佳播客電臺(tái)、被BBC稱為最流行的中文播客,單期最高播放量超1000萬(wàn),總播放量超過10億。
「日談公園」的背后,是一群有趣的人,他們遍布全國(guó),天南海北,沒有固定的辦公地點(diǎn),甚至還有一個(gè)工作室在大理。這樣一個(gè)自由又有趣的團(tuán)隊(duì),平時(shí)是如何工作的?
遠(yuǎn)程協(xié)作,最重要的是「同頻」。
如何同頻?彌合時(shí)間和空間的錯(cuò)位。
先從周會(huì)說起。周會(huì)看似人人會(huì)開,但是很多團(tuán)隊(duì)的周會(huì),都是輪流匯報(bào)一遍走個(gè)過場(chǎng),別人講話的時(shí)候甚至?xí)o音干自己的事,開完會(huì)后遇到問題再去各自溝通。
每一個(gè)無(wú)效的周會(huì),都要用無(wú)數(shù)個(gè)一對(duì)一的會(huì)議去修補(bǔ)。
日談公園的COO樂樂告訴我們,他們從不開“無(wú)效周會(huì)”。怎么做到的?
首先,「不開沒有準(zhǔn)備的會(huì)」。在開會(huì)前,大家需要先各自準(zhǔn)備好周會(huì)上要討論的內(nèi)容。比如關(guān)于下個(gè)月的選題,不能只是拋出一個(gè)話題方向這么簡(jiǎn)單,還需要準(zhǔn)備好適合的嘉賓、內(nèi)容大致分哪幾個(gè)部分,在周會(huì)上大家就能基于這些內(nèi)容高效地討論選題的可執(zhí)行性。
其次,日談公園的每一次周會(huì),都會(huì)把目標(biāo),拆解成具體的任務(wù)。開周會(huì)之前會(huì)打開一個(gè)空白的在線文檔,大家一邊討論,一邊就把需要跟進(jìn)的事項(xiàng)@對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人,直接記錄在文檔中。只有當(dāng)目標(biāo)成為一個(gè)一個(gè)能落實(shí)、能檢查的任務(wù),才能收獲結(jié)果。
在文檔中,關(guān)鍵的事項(xiàng)還能加入待辦,設(shè)置好截止時(shí)間,企業(yè)微信就會(huì)像小助理一樣,自動(dòng)提醒大家按時(shí)完成各自的工作任務(wù),確保事事有回音。
這個(gè)在線文檔就好比線下開會(huì)時(shí),面前有一塊共同的白板,彌合了空間上的錯(cuò)位,幫助大家形成共識(shí)。
在周會(huì)上,文檔就是一份依據(jù),有計(jì)劃、有時(shí)間、有進(jìn)度。開會(huì),就是為了解決問題,而不是閑聊或者走流程。
光有周會(huì)和文檔,還不夠。
協(xié)作還需要「時(shí)間同頻」。
比如,日談公園旗下的十幾檔節(jié)目,都有固定的更新上線時(shí)間,怎么讓這么多節(jié)目都能按時(shí)上線,多部門合作也有條不紊呢?
每周周例會(huì)拉通進(jìn)展嗎?每周一次的溝通會(huì)不夠及時(shí);
讓大家把進(jìn)度都發(fā)到群里?那還要把項(xiàng)目細(xì)節(jié)逐一匯總,也不能一下子看到業(yè)務(wù)全局。等發(fā)現(xiàn)工作進(jìn)度掉線了,往往已經(jīng)遲了。
企業(yè)微信的「公共日歷」,就成了解決問題的關(guān)鍵鑰匙。
企業(yè)微信里的「公共日歷」,可以把公司大事件列到日歷上,讓大家有共同的“項(xiàng)目進(jìn)展時(shí)間表”。但是,公司每年有那么多項(xiàng)目,難道要大家一條一條寫進(jìn)自己的日歷嗎?當(dāng)然不用,所有人只要點(diǎn)一下「訂閱」,就能在自己的日歷上看到公共大事件的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。所有人看到的是同樣的一套日程,時(shí)間就同頻了。
日談公園的小伙伴把每一檔節(jié)目,都設(shè)置了一個(gè)公共日歷,然后把公司播客節(jié)目的時(shí)間表都列上去,只要按一下“訂閱”,播客更新的時(shí)間表就出現(xiàn)在每個(gè)人的日歷上。這樣,每個(gè)人都可以很清楚地知道,幾號(hào)、幾點(diǎn)會(huì)更新哪一檔節(jié)目,有任何時(shí)間調(diào)整也會(huì)自動(dòng)刷新,方便省事,信息透明。
在日談公園的“大管家”,COO樂樂的日歷上,就整齊排列著各檔節(jié)目需要更新的時(shí)間,周幾、幾點(diǎn)更新哪個(gè)節(jié)目,都有清晰的排期,一眼就能了解各個(gè)節(jié)目的安排,清楚業(yè)務(wù)全局。
樂樂日常還需要處理宣傳片拍攝、樣品確認(rèn)等很多零散的工作,她都會(huì)通過日程記錄下來,工作再忙也能有條不紊。
因?yàn)橥黄屏说乩砦恢玫南拗?,這個(gè)自由的團(tuán)隊(duì)可以從天南海北招到志同道合的小伙伴,也能讓內(nèi)容工作者選擇最舒適的辦公方式,不受拘束、釋放靈感。
但是,團(tuán)隊(duì)分散在各地,溝通起來總不如面對(duì)面高效,隔著屏幕還容易產(chǎn)生誤解,這就給播客的制作帶來了重重挑戰(zhàn)。
尤其是剪輯環(huán)節(jié),怎么切入對(duì)話、怎么變換節(jié)奏,都需要大家討論。剪輯的過程就是溝通的過程。
但是,當(dāng)團(tuán)隊(duì)分布在各地,“很多事情光靠打電話是說不清楚的,音頻的哪一段需要怎么剪輯、哪里的雜音有干擾,光是靠嘴巴講,經(jīng)常以為明白了,其實(shí)是誤解了,來回返工。”日談公園的小伙伴和我們分享到。
這個(gè)自由的團(tuán)隊(duì),怎么能高效、高質(zhì)量地完成需要默契配合的工作呢?
“我們發(fā)現(xiàn)通過企業(yè)微信在線會(huì)議「共享屏幕」,就能還原像面對(duì)面一樣的順暢溝通。主播和剪輯同時(shí)在線,直接把剪輯軟件投出來一起看、一起聽。可以直接在屏幕上圈出哪里需要調(diào)整,剪輯同學(xué)一邊溝通就能一邊調(diào)整,處理好了就直接播放出來,一起確認(rèn)效果。有時(shí)候會(huì)開完了,音頻的剪輯也就完成了?!?/p>
“而且,用企業(yè)微信開會(huì)也很簡(jiǎn)單呀?!逼綍r(shí)大家經(jīng)常在群里溝通,會(huì)遇到好幾個(gè)問題混在一起,東一嘴、西一嘴說不清楚的情況?,F(xiàn)在都能直接點(diǎn)擊對(duì)話框中的「快速會(huì)議」按鈕,比打電話還方便。“快速會(huì)議已經(jīng)成為了我們工作中常用的溝通工具?!?/p>
內(nèi)部辦公順暢了,那和公司外面的嘉賓,怎么協(xié)作呢?
日談公園的很多節(jié)目還經(jīng)常會(huì)邀請(qǐng)到例如梁文道、李雪琴等廣受歡迎的嘉賓。剪輯好的音頻文件有時(shí)也需要發(fā)給嘉賓試聽、確認(rèn)。
嘉賓們平時(shí)工作都很忙,隨手在微信上發(fā)個(gè)文件過去,一定是很難及時(shí)得到反饋的。
怎么能讓公司外的嘉賓能方便地收到、快速地打開音視頻文件,還不會(huì)因?yàn)闆]及時(shí)下載而過期?微信和網(wǎng)盤都很難做到。
“后來,我們嘗試把文件都存在企業(yè)微信的微盤里,可以直接發(fā)到嘉賓的微信上,在微信上點(diǎn)開就能聽、不論文件多大都能下載,不限速也不會(huì)過期,問題就解決了?!?/p>
到現(xiàn)在,「日談公園」團(tuán)隊(duì)的微盤里還保存著「淼叔罪案研究」系列節(jié)目,這個(gè)曾經(jīng)創(chuàng)下播放量記錄的節(jié)目,就是團(tuán)隊(duì)用企業(yè)微信在線協(xié)同所共創(chuàng)出來的。
團(tuán)隊(duì)協(xié)作,要能「并肩前行」。
團(tuán)隊(duì)要成為每個(gè)成員可以依靠的后背。遠(yuǎn)程協(xié)作,更是如此。
日談公園團(tuán)隊(duì)非常重視每一個(gè)小伙伴的工作狀態(tài)、情緒感受,希望清楚了解團(tuán)隊(duì)小伙伴的工作內(nèi)容、進(jìn)步和困難。
但大家遠(yuǎn)程辦公,有時(shí)一兩個(gè)月都不會(huì)在線下碰面,沒辦法看到大家每天工作到幾點(diǎn)、會(huì)不會(huì)最近工作量太大很疲憊;平時(shí)的周會(huì)也都是高效地就事論事,很難去討論大家的工作方法和卡點(diǎn)難點(diǎn)。
如何能了解大家的工作狀態(tài),讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都能獲得資源和幫助呢?
于是,每周總結(jié),成為了日談公園團(tuán)隊(duì)有效的溝通方式。
他們用企業(yè)微信自帶的匯報(bào)工具進(jìn)行每周總結(jié)。而且,日談公園的周報(bào),并不是上下級(jí)之間層級(jí)分明的匯報(bào),而是一個(gè)可以一對(duì)一、針對(duì)性溝通的空間。
相比于工作目標(biāo)和計(jì)劃,團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人更重視的是每個(gè)人遇到了什么困難、需要什么幫助。
這個(gè)匯報(bào)看板成為了團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)工作量、調(diào)整工作節(jié)奏、為成員提供資源和幫助的重要依據(jù)。
負(fù)責(zé)人會(huì)認(rèn)真了解每個(gè)人遇到的困難,給大家解決問題所需要的幫助,比如是否需要增加預(yù)算、是否需要人力支持、或者教會(huì)大家合理安排工作優(yōu)先級(jí)。
“幫助團(tuán)隊(duì)小伙伴找出原因、解決困難,才是最重要的,從根本上讓工作推進(jìn)更順利?!?/p>
在這塊團(tuán)隊(duì)分工的看板上,負(fù)責(zé)人能按時(shí)間篩選,清晰地看到每周大家的工作量;也可以按人來篩選,了解每個(gè)小伙伴近期的工作狀態(tài)。
如果看到小伙伴取得了進(jìn)步,也會(huì)在周會(huì)上特別提出鼓勵(lì)。
在日談公園的團(tuán)隊(duì)中,很多同事都是從創(chuàng)立到現(xiàn)在一直留在團(tuán)隊(duì)的。他們都能從團(tuán)隊(duì)獲取支持和資源,雖然相隔千里,卻如比肩而立。
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自由的靈魂和滿腔的熱愛,就是這個(gè)團(tuán)隊(duì)的底色。簡(jiǎn)單易用的協(xié)作工具,讓日談公園團(tuán)隊(duì)可以更專注于創(chuàng)作;默契配合的協(xié)作方式,讓大家可以不受地理位置束縛。
日談公園的小伙伴們這樣評(píng)價(jià)這個(gè)團(tuán)隊(duì)“這種不是一個(gè)人在戰(zhàn)斗、隨時(shí)可以轉(zhuǎn)身求助的感覺,會(huì)讓你時(shí)刻感覺到被愛、被需要、被尊重?!?也正是因?yàn)檫@份熱愛,大家都愿意為此全力付出。
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