6000字：線下活動策劃流程全梳理

對于廣告人來說，相信對于線下活動策劃并不陌生。

因為線下活動是整個傳播策略中重要的一環(huán)。所以，對于廣告人來說無論是AE/AM、planner、還是art都需要掌握一定的線下活動策劃的基礎知識。

在這里，我還想為大家提供一個角度，無論是在什么崗位，都可以學習一下關于線下活動策劃的一些知識。

因為，線下活動策劃除了專業(yè)知識外，更多的鍛煉能夠幫助你在職場中擁有更強的核心競爭力。

1.項目管理能力：作為整個項目的負責人，你需要統(tǒng)籌整個項目，比如時間控制、成本控制等等，對于培養(yǎng)你的項目管理能力、統(tǒng)籌能力有很大的幫助。

2.危機處理能力：是項目就會有危機。當有危機的時候，你是如何臨危不亂，輕松化解，這些都是依賴你日益培養(yǎng)出來的危機處理能力。

3.向上/向下溝通能力：項目過程中，最重要的就是溝通，其中涉及到你與項目組成員溝通，與leader溝通，與供應商溝通，與客戶溝通等等，不同的溝通對象溝通技巧是不同的，所以當你做的項目足夠多，也就會沉淀很多溝通技巧。

下面，我將梳理一次活動從0到1的基本流程，以及可能會出現(xiàn)的問題和解決方案。建議收藏，并且多讀幾遍。

01項目前的準備工作

在項目開始前，我們要做哪些工作呢？

首先，要明確客戶需求，了解項目背景以及客戶想通過這次活動傳達什么信息，挖掘更多客戶的隱性需求。

我們要獲取足夠的信息，才能保證我們后續(xù)的工作質(zhì)量。

在這里，我們可以給用戶一份需求清單，將你想了解的信息做成一個表格，交給客戶，讓客戶自己填寫。

這里給大家一些思路，到底要獲得哪些重要的信息。

1.客戶的背景資料

2.客戶做線下傳播的核心目的？提升品牌形象？引爆公關傳播？促進銷售？

3.客戶品牌的優(yōu)勢：核心優(yōu)勢是什么？

4.客戶本次活動的主旨：發(fā)布一個新品？開創(chuàng)一個理念？

5.客戶對本次活動的感想：客戶最初的想法將影響整體活動的走向。

6.客戶的喜好與厭惡：客戶的個人意志主導了活動的方向，我們要做的是讓客戶滿意。

7.客戶的VI設計電子版（logo源文件、標準色、禁用色、主KV等）

8.產(chǎn)品廣告片以及廣告影像

9.客戶以外各類活動的資料圖片

10.客戶公司的完整名稱

11.客戶對接人以及對接人上級領導的姓名、職級、電話、email等基礎信息。

在項目正式執(zhí)行前，除了以上的準備工作，還有大量的會議需要開，對項目前期執(zhí)行進行討論、以及供應商管理、客戶溝通等。

對于這些會議有很多需要注意的部分，在這里總結下來，方便大家日后查閱。

1.項目冷啟動會：

這個會議主要是前期拜訪客戶，獲取項目信息時候，需要進行的會議。

在這次會議，我們要注意以下幾點

1）正裝出席：你代表的不僅僅是你自己，更代表你公司的形象。

2）攜帶足夠的設備：

筆記本電腦：方便你展示公司的資料以及過往案例

激光筆：在展示PPT的過程中需要使用

錄音筆：記錄整場會議交談的內(nèi)容，防止在信息轉(zhuǎn)達過程中出現(xiàn)分歧

筆記本和筆：記錄客戶提出的建議、重點需要關注的部分等

2.頭腦風暴會：

這個會議主要是要對整個項目策劃進行梳理，產(chǎn)出大致的方案框架，并且明確整個項目的負責人以及相關的人員安排。

1）主要參會人員：客戶經(jīng)理、活動策劃、項目執(zhí)行人員、業(yè)務支持人員

2）主要產(chǎn)出：項目定位、項目策略、各職能模塊接口人、項目推進流程

3.策劃會：

這個策劃會的主要作用是明確整個項目的關鍵問題，以及整個策劃方案的最終形成。

1）必須參會人員：項目組全體成員、業(yè)務支持人員

2）邀請參會人員：部門經(jīng)理、項目經(jīng)理、部門領導、供應商代表

3）會議流程梳理：

對客戶項目進行介紹；

說明項目的必備環(huán)節(jié)以及確認實施的內(nèi)容；

說明費用預算以及操作周期（保障會中討論的內(nèi)容符合預算，并能在操作周期內(nèi)完成）

PS:這一點很重要，因為客戶要求的創(chuàng)意形式一定要在預算范圍內(nèi)，如果超出預算但是客戶還執(zhí)意要求的話，一定要與客戶進行溝通。

主題討論——貫穿活動的主線思路以及表現(xiàn)元素

創(chuàng)意亮點討論——亮點環(huán)節(jié)必須要具備可實施性

4）主要產(chǎn)出：方案風格、方案模塊構成以及模塊撰寫責任人、方案內(nèi)容及流程、方案完成時間、報價形式以及分塊預算。

4.項目碰頭會：

項目碰頭會可以是項目組組內(nèi)開，也可以是項目組和客戶開，這取決于項目組自己的安排。

開會是必要手段，但是要確保會議質(zhì)量，不開沒有結果的會議。

每日向客戶發(fā)送項目推進表，讓客戶知道我們每天都在做什么——讓客戶放心。

我們做的每一個事項都要有理有據(jù)，不要讓客戶指導我們工作。

語言溝通強于文字溝通，面對面溝通強于電話溝通。

當我們敲定了整個活動方案并正式開始合作后，接下來要開始到為整個活動做前期準備的模塊，雖然說活動類型不同，側重點可能也不同，但是我們大體可以分為以下幾個方面。

1.場地

2.人員管理

3.供應商管理

4.物料管理

5.項目進度管理

1.場地

根據(jù)項目大小不同或者客戶要求，我們對場地的選擇也不同，比如公司年會，我們可以選擇在酒店或者體育館?？扉W店我們可以選擇在商場人流量較大的場所。行業(yè)會議我們可以選擇在酒店大廳等等。這個需要與客戶共同商定。

當我們選定場地后，如果有3D設計需求，就需要3D設計師和執(zhí)行人員前期去場地踩點，具體需要注意以下幾個要素。

1）路線：來賓入場路線、貴賓通道路線、停車場至主會場路線、會場至宴會廳路線以及化妝室至舞臺路線等。

2）物料擺放位置、尺寸：簽到板、合影墻、易拉寶、條幅等尺寸以及擺放位置。

3）主會場、分會場、宴會會場：舞臺位置、適用規(guī)格以及高度、場燈控制系統(tǒng)、AV操控臺位置、AV燈光架、電源輸出位置燈。

PS：在這里要注意，有的酒店提供一些設備，比如LED大屏、燈光音響等，但是質(zhì)量可能不會太好，一般都會有相關的供應商，盡量不要選擇酒店提供的。

4）演員化妝室：桌椅、衣架、化妝鏡、換妝區(qū)、電源形式等

關于場地，大體上為大家提供了一些思路，具體還是要根據(jù)場地不同、大小等因素來選擇。

2.人員管理

對于人員，具體可以分為禮儀、模特、場內(nèi)兼職人員、演藝人員、攝影師等。

在選擇人員的時候，要讓客戶確認，并且在會議開始前進行統(tǒng)一的培訓，保證外部人員的專業(yè)性。

特別是兼職人員和禮儀等，要提供備選方案，或者是直接尋找當?shù)刎撠熑肆Σ糠值拇?，因為如果是一個一個人找的話，不確定因素很高，并且管理起來困難，所以盡量要選擇專業(yè)的人力服務團隊。

3.供應商管理

這里的供應商，可以分為搭建供應商、AV設備供應商、物料供應商三大類，具體是需要根據(jù)項目來制定。

對于搭建供應商：

在場地勘察過程中要全程參加，并且對每一項實施地點都要進行測量與拍照；

在3D設計師設計出三維效果圖和施工圖后，要同步給搭建商，由搭建商評估，并且溝通實施重點與難點。

搭建商對重點物料的制作要說明實施辦法、材質(zhì)、工藝，并對全部制作物提供小樣，同時說明工藝。

在搭建的過程中，要帶夠足夠的輔助材料，比如地膜，地毯、膠帶、防雨布、照明燈等。

對于AV設備供應商：

實施效果圖第一時間要發(fā)送給AV燈光供應商，由其進行實施評估并說明實施重點與難點。

根據(jù)效果圖提出器材實施方案、接電圖、線路圖以及電量總額、特殊要求、報價等。

根據(jù)需求制定走線路防水方案

應對場地提供的電源進行安全評估

應對舞臺特殊效果進行風險評估。

4.物料管理

對于物料管理，是由設計師將活動所需要的物料設計出來，并交由相關物料制作公司制作的一系列流程，雖然看起來很簡單，但是其中有很多細節(jié)需要關注。

1）設計師在設計物料的時候，印刷品的色彩模式要選擇CMYK，而不是RGB。

2）設計師在與制作工廠對接的時候，一定要提前打好小樣，對比色差，確定無誤后，才可以大批量進行制作。

3）在大批量制作前，要對內(nèi)容進行校對，具體的比如二維碼是否正確，嘉賓信息 公司Logo等關鍵標識是否正確，要確保萬無一失。

4）物料在制作過程中，數(shù)量要核對清楚，寧可物料制作多，也不要制作少。

5）在設計制作的時候，一定要去物料制作工廠去看物料制作的成品，防止出現(xiàn)色差等問題，如果無法到達現(xiàn)場，可以讓制作公司拍照或者錄制視頻。

5.項目進度管理

一場大型的活動，就是一個完整的項目。

對于項目來說，我認為其中最重要的是對于項目進度的管理。

對于線下活動來說，項目進度的把控難度較大，因為有很多不確定因素，并且有外部人員的加入，也是整個項目組的成員，比如你無法完全掌控供應商的進度，這就導致你需要不斷的對供應商進行進度管理。

02活動執(zhí)行

活動執(zhí)行也是策劃案最終的落地，活動執(zhí)行也是整個項目中可能出現(xiàn)問題最多的一個步驟，可能遇到很多不確定因素以及突發(fā)危機。

現(xiàn)在來梳理下活動執(zhí)行的整個流程以及注意事項。

入場前

入場前主要的工作是對物料進行檢查，各個業(yè)務支持部門、供應商、演藝人員需要到位。

1.物料

根據(jù)物料清單，對物料進行檢查，重點檢查物料的數(shù)量，以及物料的類型，確?，F(xiàn)場的物料與清單上的一致，在這里注意下，任何物料都要核對清楚，因為有很多細小的物料容易忽略，如果遺漏，可能對項目是致命的。

比如：有一次我們做活動，其中由于PPT的翻頁筆忘記攜帶，最終導致整個活動的體驗流程不佳，盡管PPT翻頁筆這一個物料看起來很小，但確實是很重要的物料，所以一定要核對清楚！

2.人員管理

當我們要進場前，如果已經(jīng)通知相關人員進場時間以及注意事項，但是最后還是要電話通知、確認一次。

場地方：原計劃是否有變、場地通道是否暢通、各接口/負責人員是否就位

搭建商、AV供應商：原計劃是否有變，是否裝車完畢、能否按時到達？

演藝人員供應商：相關人員是否已經(jīng)到達集合地點、是否統(tǒng)一著裝要求。

除了以上，還要對人員的著裝要求進行要求管理。

在客戶沒有明確現(xiàn)場著裝要求的時候，應該盡力規(guī)范團隊成員以及兼職人員的服裝統(tǒng)一。

一般在現(xiàn)場如果客戶沒有要求著裝，都會統(tǒng)一為深色的傳達，特別是要提前通知禁止顏色夸張、款式另類、不穩(wěn)重以及不符合公司形象的服裝出現(xiàn)，

如果客戶嚴格要求，而沒有統(tǒng)一提供的情況，應該按照客戶的要求提供服裝。

舉個例子，如果客戶是李寧，團隊成員最好要身著李寧的服裝，這些都是細節(jié)。

當客戶或者我們自己提供服裝，以下幾點需要注意：

服裝發(fā)放與回收統(tǒng)一管理，統(tǒng)一存放。

服裝應該預留備份，以防臨時追加人員或發(fā)生服裝損壞

全部衣服使用前應該熨燙整潔。

手機不能掛于胸前

未經(jīng)允許不能自己配帶絲巾，眼鏡等配飾。

如果活動現(xiàn)場派發(fā)工作證，應該統(tǒng)一工作牌的配帶位置。

3.現(xiàn)場管理

現(xiàn)場管理的意思是確保供應商在搭建的過程中能夠完美完成，避開一些不要的麻煩和危險。

在施工相關人員進場前，要提前為施工人員辦理好施工證，在一般大型場館都是需要的，否則沒有施工證明就很難進入場館內(nèi)。

在制作物搬入，搬出，施工的過程中，應該確保場地方的硬件設施不會因為施工造成破損。施工過程中，應該充分考慮到周邊器材、人員、用電的安全問題，施工中所造成的任何涉及到器材以及人員損傷的，我們都無法脫離關系。

因施工方索要使用場地電源的時候，應該由場地方將電源引出供搭建商使用，我方應該問清電量、電壓等基礎信息。

搭建商應該帶有一定量的施工輔料確保不影響搭建的最終效果或者破壞地方的硬件設施。

舉個例子：比如舞臺搭建完畢后應該第一時間鋪設上地膜，防止地臺因工作人員踐踏造成污染或破損；比較重的制作物在搭建前應該地面鋪設地毯，以防止對場地方地面/地毯/地磚等造成劃傷。

03活動收尾及復盤

當活動結束后，我們要對活動收尾以及復盤。

很重要的一點，當我們在活動中涉及到了關于物料的增添、刪減，在活動結束后一定要與客戶溝通，因為這涉及到項目金額。這一點，很重要。

并且，如果由增項一定要讓客戶知道，不能替客戶做決定，因為這可能導致后續(xù)關于合同增項的問題。

當整場活動在執(zhí)行層面完畢后，下面就要對整個活動進行復盤總結，并輸出結案報告，資料存檔等。

首先是結案報告，結案報告主要是給客戶的。

結案報告需要在項目結束后7日內(nèi)完成并且提交給客戶，同時由業(yè)務負責人存檔備案。

其中可以按照以下書寫邏輯來做結案報告。

1.物料總結

2.器材總結

3.運營總結

4.演出總結

5.數(shù)據(jù)總結

還有一個是內(nèi)部報告，是對整個項目的內(nèi)部復盤。

可以按照以下邏輯去書寫

1.籌備總結

2.運營總結

3.演出總結

4.供應商評價

5.成本、利潤總結

6.活動優(yōu)點及優(yōu)點推廣建議

7.活動缺點及缺點成因分析

以上是整個活動從開始策劃到最后活動復盤的一個時間線相關流程的梳理。

這里只是提供了一個框架，具體還是要根據(jù)不同的活動類型來制定相關的方案。

以上，是對線下活動策劃從0到1的活動流程梳理，其中涉及到了一些細節(jié)和注意事項，希望能夠幫助你。

為了幫助大家更大概率的做一場完美的活動，我和朋友總結了一些關于活動曾經(jīng)犯過的問題，并將這些問題沉淀成經(jīng)驗，一共18條。

線下活動策劃避坑梳理18條：

1.線下物料設計很重要，一定要確保色彩模式是CMYK，而不是RGB；

2.物料制作要打提前量，不能卡著項目進度來制作；

3.茶歇管理，要確保品質(zhì)，自己要親力親為

4.要對整場活動進行動線設計，以及安保、防疫等措施

5.活動現(xiàn)場要帶上打印機，防止突然增添的嘉賓名額

6.先制作并分發(fā)相關人員Rundown（執(zhí)行臺本），包含以下項目： 序號,內(nèi)容,時間,時長,描述,音控,屏幕,燈控,道具,備注

7.每場活動都必須有一個“總控”人員，一般是甲方負責這場活動的人加乙方負責這場活動的人，如果你自己是甲方而且沒有請活動公司的話，你就是這個總控。

8.提前1-2周設計活動主題VI視覺畫面，按照不同載體的尺寸做好設計稿；包括但不限于主背景板、簽到背景板、指示牌、簽到冊、展板、海報、橫幅、紙拎袋、席簽、抽獎箱、抽獎券、邀請函等。

9.提供餐食或茶歇服務務必安排至少1人專人服務，保持餐臺整潔，協(xié)助客戶拿取食物。

10.設計物料在大批量制作前要進行打樣，確認無誤后才可以大批量制作；

11.在與媒體溝通的時候記得及時給通稿；

12.注意會場內(nèi)PPT的尺寸，不要到了現(xiàn)場在改PPT的尺寸。

13.做好時間管理，不要趕到deadline之前將任務完成，要留足夠的時間，防止出現(xiàn)一些危機事件。

14.在物料制作的時候，材質(zhì)、工藝、尺寸一定要備注好。

15.如果情況可以，在重要的項目環(huán)節(jié)上要有第二負責人，萬一第一負責人聯(lián)系不上，第二負責人還可以頂上去。

16.在平時，除了自己做過的案例外，也要學習同行做的項目，形成自己的案例庫。

17.項目中，溝通很重要，所以要經(jīng)常開會，但是不要有無意義的會，具體可以參考項目管理中一些會議的設定。

18.事先把演員、媒體的費用用現(xiàn)金準備好用信封一個個裝好寫好名字，活動開始前把信封給演員。

因為活動開始后，根本沒空了。當然也可事后以微信支付寶等支付方式。不過，事先拿到錢會演的更賣力。

以上是對線下活動策劃從提案立項到活動結束后的梳理，并且總結了18條風險清單，希望能夠幫助到大家。