畢業(yè)1年，我用一場活動(dòng)換來了2年的成長

在 1 月 6 日我們終于結(jié)束了第二屆運(yùn)營人的年終聚會(huì)，當(dāng)賢哥作為最后一個(gè)嘉賓給大家道別再見時(shí)，我內(nèi)心緊繃的一根弦才慢慢地松弛了下來。

看著 700 位運(yùn)營人陸陸續(xù)續(xù)地離開會(huì)場，無法想象這場大會(huì)竟然是平均年齡只有 24 歲的 7 個(gè)人舉辦的，更加沒想到我才畢業(yè)僅僅一年就得到機(jī)會(huì)來負(fù)責(zé)這場如此大型的活動(dòng)。

回想整個(gè)活動(dòng)的籌備和執(zhí)行，我至今依舊覺得驚心動(dòng)魄，其中的故事和切身的體會(huì)，趁著下一個(gè)項(xiàng)目還沒開始沖刺，在這里和大家分享一下。

活動(dòng)遇到的第一個(gè)困難就是選擇場地的問題，場地選多大？時(shí)間定在什么時(shí)候？應(yīng)該選什么樣的風(fēng)格？

起初我們計(jì)劃把聚會(huì)舉辦時(shí)間定在 12 月中旬，這樣剛好契合年終聚會(huì)的主題。但當(dāng)時(shí)已經(jīng)是 11 月份，年末又是場地租賃的旺季，對于提前 1 個(gè)月才尋找場地的我們來說，情況非常被動(dòng)。

在活動(dòng)場地的尋找過程中我們看了很多地方，酒店、會(huì)場、俱樂部等等，甚至因?yàn)橄胩岣叽髸?huì)權(quán)威還找過中國互聯(lián)網(wǎng)金融中心，價(jià)格和現(xiàn)場效果都很不錯(cuò)，不過后來因?yàn)楦蹠?huì)氣質(zhì)和人群定位不相符選擇作罷。

我們還找過全上海最具逼格的上海梅賽德斯奔馳文化中心音樂廳（就是羅振宇跨年演講的場地），可惜它的 12 月排期全滿，連周五都被搶光了。

苦苦尋找，卻始終找不到理想的場地，沒想到年終聚會(huì)的第一步就如此艱難。此時(shí)我們只剩下兩個(gè)選擇：要么堅(jiān)守舉辦時(shí)間，選擇一個(gè)差一點(diǎn)的活動(dòng)場地；要么繼續(xù)尋找合適的活動(dòng)場地，但是這樣就要推遲到 1 月份。

經(jīng)過痛苦的權(quán)衡，我們最終選擇了后者，將聚會(huì)時(shí)間定在了 1 月 6 日。

將聚會(huì)時(shí)間放到 1 月份后，我們有了更多的場地選擇，此時(shí)另一個(gè)問題出現(xiàn)了：到底選多大的場地。

一開始賢哥問我想讓聚會(huì)到多少人，我說年底了大會(huì)很多，而且在 1 月 6 日那天有 3 場互聯(lián)網(wǎng)圈子的活動(dòng)，所以 300 人比較靠譜。

賢哥臉一沉，連續(xù)問了我三個(gè)問題：

• 去年年終聚會(huì)多少人？
• 當(dāng)時(shí)我們的公眾號(hào)關(guān)注量多少？
• 300 人的會(huì)你做下來覺得值得一說嗎？

說完，賢哥一拍桌子：“500-1000 人之間，不商量了就按照這個(gè)目標(biāo)去沖。創(chuàng)業(yè)本身就一場賭，何不驚心動(dòng)魄點(diǎn)呢？”

還沒等我回答那 3 個(gè)問題，賢哥就已經(jīng)把我架到了一個(gè)非常高的臺(tái)階了。作為不太會(huì)拒絕的佛系運(yùn)營，我連忙點(diǎn)頭：“賢哥，就照你說的來！”

聚會(huì)時(shí)間和人數(shù)確定后，在運(yùn)營社@wendy 的幫助下，我們非?？斓卣业搅说诙媚杲K聚會(huì)的場地——上劇場。雖然場地價(jià)格貴得我肉疼，但是它的那種文化底蘊(yùn)著實(shí)讓人無法拒絕。

運(yùn)營思考：我們做決策的時(shí)候總想著能夠盡善盡美，但現(xiàn)實(shí)總歸會(huì)有不如意的地方，這時(shí)候一定要選擇放棄一些維度。

我們花了近 10 萬租了可以容納 700 人的上劇場，這意味著我需要在 1 個(gè)月時(shí)間里找到 700 位運(yùn)營人到上海來參會(huì)。如果成了的話它會(huì)是上海迄今為止規(guī)模最大的運(yùn)營人大會(huì)，如果不成的話就是運(yùn)營圈最尷尬的會(huì)了。

就這樣，作為從未組織過大會(huì)的運(yùn)營新人，我在興奮和焦慮中開始了艱難的活動(dòng)推廣。

這次大會(huì)我們把幾乎所有跟運(yùn)營相關(guān)的微信公眾號(hào)平臺(tái)都叫來幫忙宣傳，無論是關(guān)系近的還是關(guān)系遠(yuǎn)的，能夠合作的都拉來進(jìn)行合作。

到哪去找這么多渠道？機(jī)智的我想到一個(gè)辦法：就是尋找同行辦過的線下活動(dòng)推廣文案，看他們的合作平臺(tái)有哪些，然后挨個(gè)找這些平臺(tái)談合作。各種艱辛不表，反正我想談成的合作最終都談成了。

談成合作只是第一步，合作過程中又有了新的問題：開始我為了加大宣傳力度，讓多家平臺(tái)同時(shí)進(jìn)行宣傳；效果確實(shí)很好，但是看著源源不斷涌入的流量，我不知道這些流量是哪家的宣傳帶來的。這樣的話，一方面我無法做有效的數(shù)據(jù)分析，也就無法迭代優(yōu)化宣傳方案；另一方面，我無法判斷哪家平臺(tái)更優(yōu)質(zhì)，也就無法為下次活動(dòng)積累經(jīng)驗(yàn)。

所以我立馬更改方案：盡量每天只有 1-2 家平臺(tái)進(jìn)行宣傳，并且及時(shí)查看售票后臺(tái)并做記錄，這樣可以將好的渠道做好標(biāo)記方便以后再次進(jìn)行合作。

通過這次大會(huì)的宣傳，我還總結(jié)出來一個(gè)經(jīng)驗(yàn)：渠道推廣的售票轉(zhuǎn)換率大約為 0.5%，要把 700 張票賣出去，各渠道的總閱讀量就得 14w 左右。

幸福總是來得那么突然。本想著 700 張票如果實(shí)在賣不出去的話，就邀請一些熟人過來捧場， 或者在各渠道宣傳的時(shí)候免費(fèi)贈(zèng)票，那怎么地也差不多能把場地坐滿。但是沒想到門票在活動(dòng)開始前的兩個(gè)禮拜就被搶購一空了。

由于門票出人意料的搶手，一個(gè)我從沒想過的問題出現(xiàn)了。

之前做線下沙龍時(shí)我們就發(fā)現(xiàn)，越臨近活動(dòng)時(shí)間買票的人越多，這次年終聚會(huì)也保持著同樣的規(guī)律。在門票賣完之后的兩周里，我們每天都會(huì)收到很多沒有買到票的小伙伴私信，問能否增加站票，甚至有的小伙伴說可以自帶凳子來大會(huì)現(xiàn)場。

那這時(shí)候該不該擴(kuò)充座位呢？

說不動(dòng)心是假的，根據(jù)會(huì)后的統(tǒng)計(jì)，如果我們滿足所有的站票請求，門票收入會(huì)是我們實(shí)際收入的 2 倍左右，這樣我們不僅不會(huì)虧錢，還能大賺一筆。但是 16 年年終聚會(huì)我們其實(shí)在這方面吃過虧，120 人的場地坐了 150 人導(dǎo)致現(xiàn)場很炸。今年為了保證聚會(huì)現(xiàn)場的良好體驗(yàn)，我們選擇經(jīng)受住金錢的誘惑。

后來，事實(shí)證明了這種做法是正確的。因?yàn)檫@種一票難求的感覺，我們的團(tuán)隊(duì)和有票的小伙伴都格外珍惜這次大會(huì)。

活動(dòng)當(dāng)天，有 20 多位買過票的小伙伴因事未能到達(dá)現(xiàn)場，這是線下活動(dòng)必定會(huì)出現(xiàn)的狀況。但是令我們驚喜和感動(dòng)的是，還有一群小伙伴雖然沒買到票，但還是不甘心地來到我們的活動(dòng)場地，對著我們的會(huì)場望眼欲穿。所以，我們就將這些空出的座位安排給了這些鐵桿粉絲。

運(yùn)營思考：如果給嘉賓或者媒體預(yù)留的座位不夠的話，可以在活動(dòng)現(xiàn)場把未能到達(dá)現(xiàn)場的位子給他們座，一般容錯(cuò)人數(shù)控制在 3%-5% 左右就好。

700 張票供不應(yīng)求，除了渠道的推廣，也離不開給力的年終聚會(huì)嘉賓陣容。

參加過大型線下活動(dòng)的同學(xué)應(yīng)該都知道，大會(huì)的上座率很大程度上取決于分享嘉賓的咖位和數(shù)量。所以當(dāng)時(shí)我們就有一個(gè)想法：一定要打造豪華的嘉賓陣容，這樣才能讓我們的大會(huì)足夠牛逼。坦白講，經(jīng)過努力我們差不多做到了。

但是現(xiàn)在讓我去評(píng)估這種嘉賓邀請策略，我會(huì)說其實(shí)分享嘉賓并不一定要這么多。為什么呢？

首先整個(gè)活動(dòng)時(shí)間只有 4 個(gè)小時(shí)，嘉賓人數(shù)一多每個(gè)人就只有 20 分鐘的時(shí)間來做分享，這對于嘉賓來說時(shí)間太短，有些內(nèi)容講不完講不透徹，而對于觀眾來說沒能夠?qū)W到足夠的干貨知識(shí)，這樣是很不好的。

其次對于組織方來說，這大大增加了我們的溝通成本。嘉賓的分享主題、行程、住宿、飲食、是否帶人參會(huì)等等，所有的問題都需要和嘉賓進(jìn)行單獨(dú)詳細(xì)的溝通，人數(shù)一多這個(gè)成本非常的高。

而且嘉賓人數(shù)多，不可控因素發(fā)生的概率就會(huì)非常的高，比如在這次大會(huì)我們邀請的嘉賓徐老師身上，就出現(xiàn)了 2 個(gè)不可控的因素：

1）嘉賓不確定能否參加怎么辦

在大會(huì)宣傳前，我們邀請了深夜發(fā)媸的徐老師，希望她能夠作為嘉賓來現(xiàn)場進(jìn)行分享。但是因?yàn)檠垥r(shí)間較早，徐老師個(gè)人也在年末期間比較忙，暫時(shí)不確定能否出席。那宣傳的時(shí)候該怎么辦呢？宣傳文案上是寫還是不寫？

在這里個(gè)人的意見是如果嘉賓較多的話可以暫時(shí)不用寫上，等確定好后再在宣傳文案上進(jìn)行更新。如果嘉賓較少的話可以先放在上面進(jìn)行宣傳，但是不要把 ta 放在最前面，以免造成來不了的尷尬。

2）嘉賓臨時(shí)有事不能來了怎么辦

最終徐老師確定了要出席大會(huì)，但是偏偏就在活動(dòng)開始的前一天?。?！徐老師給我們發(fā)消息：因?yàn)樯眢w原因，來不了了！

晴天霹靂啊有沒有！要知道好多參加聚會(huì)的小伙伴都是因?yàn)橄肟葱炖蠋熣嫒莶艁淼陌?！好在徐老師派自己團(tuán)隊(duì)的微博總監(jiān)來進(jìn)行分享，這才將損失降到了最?。ㄔ诖烁兄x徐老師團(tuán)隊(duì)）。

深夜發(fā)媸微博運(yùn)營總監(jiān)七帝

嘉賓臨時(shí)有事是做活動(dòng)策劃的人無法避免的問題，如何解決就要看這個(gè)事情是什么時(shí)候發(fā)生的：

如果在大會(huì)開始的前一周，那么你可以繼續(xù)尋找相同量級(jí)的嘉賓來進(jìn)行替換。

如果在大會(huì)開始前的 2-3 天，沒有時(shí)間尋找其他嘉賓的情況下，建議在宣發(fā)時(shí)候把這件事情進(jìn)行隱瞞（雖然對不起參會(huì)人員），在活動(dòng)現(xiàn)場致歉并且延長其他嘉賓的分享時(shí)間來進(jìn)行彌補(bǔ)。

時(shí)間場地選好了，嘉賓找到了，票也賣完了，那接下來就是活動(dòng)現(xiàn)場了。

因?yàn)槿ツ暧羞^線下活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，這次的活動(dòng)布置也避開了很多坑，無論是場外互動(dòng)、排隊(duì)取票、嘉賓接送，還是場內(nèi) PPT 的播放，現(xiàn)場每個(gè)環(huán)節(jié)都做得井然有序。

而且為了能夠讓觀眾感受到用心，我們在每個(gè)細(xì)節(jié)都做到了極致：

1）很多不能來現(xiàn)場的外地的小伙伴在后臺(tái)留言問我們大會(huì)是否會(huì)有直播，一開始我們是打算找個(gè)免費(fèi)的直播平臺(tái)比如映客、花椒進(jìn)行手機(jī)直播。但想想這樣對于一場 700 人的大會(huì)來說顯得過于隨便，所以我們直接花錢請來專業(yè)的直播團(tuán)隊(duì)進(jìn)行場內(nèi)直播。

2）為了讓用戶有分享點(diǎn)，我們也找了專業(yè)的攝影團(tuán)隊(duì)現(xiàn)場拍攝照片，我們也第一時(shí)間將嘉賓的照片和分享的金句做成圖片發(fā)放到群里面方便分享傳播。

3）這里不得不說的就是嘉賓的 PPT，起初每個(gè)嘉賓的 PPT 風(fēng)格都是不統(tǒng)一的，為了讓用戶覺得現(xiàn)場的 PPT 是個(gè)整體而不凌亂，我又重新把每個(gè)嘉賓的 PPT 進(jìn)行修改整理，甚至有些圖片都是重新一筆一劃畫出來的。

而且有些嘉賓在活動(dòng)開始的前一天才把 PPT 發(fā)給我，你能想象活動(dòng)當(dāng)天我還在修改嘉賓的 PPT，直到凌晨 4 點(diǎn)半嗎？

當(dāng)你用心去做一件事情的時(shí)候最終的結(jié)果往往不會(huì)太差。用戶是聰明的，只要你用心，做出來的的東西他們都能夠感受得到。

很多平臺(tái)在做完線下活動(dòng)后，用戶也就說散就散了。在籌劃這次大會(huì)的過程中，我一直在思考，我們的大會(huì)相比其他的大會(huì)，除了嘉賓的干貨分享之外，還能夠給到什么不一樣的東西，使大家對這個(gè)活動(dòng)印象深刻？

既然運(yùn)營社是做運(yùn)營人成長服務(wù)，那么我們就要讓聚會(huì)現(xiàn)場充滿干貨，所以我們最后給大家做了 5 個(gè)干貨彩蛋。其中最最給力的是運(yùn)營知識(shí)地圖和《2017運(yùn)營人生存現(xiàn)狀調(diào)查報(bào)告》。

說到這個(gè)運(yùn)營知識(shí)地圖，對于參與者之一的我來說整個(gè)過程是異常痛苦的。因?yàn)槔习遒t哥的要求是要把它按照行業(yè) TOP 1 的標(biāo)準(zhǔn)來制作，所以知識(shí)點(diǎn)的整理、編寫、修改、制圖，每一步都是整個(gè)團(tuán)隊(duì)花費(fèi)整整 2 個(gè)禮拜用心投入做出來的。

在活動(dòng)現(xiàn)場，當(dāng)?shù)貓D被搭建起來的那一刻，我感到所有的努力都是值得的。

我已經(jīng)知道有公司拿著這個(gè)地圖組織員工集體學(xué)習(xí)了。

寫到這里差不多就結(jié)束了，這次運(yùn)營人年終聚會(huì)的籌備和執(zhí)行讓我感覺自己成長了好多?；仡櫿麄€(gè)復(fù)盤，我最有體會(huì)的是這 7 點(diǎn)：

1）學(xué)會(huì)做減法

嘉賓做減法，流程做減法，如果不能做到極致就把它砍掉。

2）學(xué)會(huì)做決策

挖掘問題背后的一連串連鎖的問題，只有找到了活動(dòng)成敗的關(guān)鍵所在，才能夠做好決策。

3）學(xué)會(huì)找合作

在你能量比較小的時(shí)候可以把一些傳播的事情分包給合作伙伴，不過合作并不代表你可以不操心。

4）學(xué)會(huì)做策劃

一場成功的活動(dòng)，或者說讓人感到舒適愉悅不尷尬的活動(dòng)，離不開前期詳實(shí)的策劃，活動(dòng)預(yù)算表、執(zhí)行甘特圖、常見清單都要具體到 0 基礎(chǔ)運(yùn)營都能夠看懂才算到位。想看我的策劃書，在運(yùn)營研究社公眾號(hào)后臺(tái)回復(fù)「策劃書」即可。

5）學(xué)會(huì)做累加

活動(dòng)結(jié)束后，一定要給用戶留下能夠記住你的連接點(diǎn)，通常這種連接點(diǎn)不會(huì)是嘉賓的分享，而是你的活動(dòng)品牌和產(chǎn)品周邊。隨著我們與用戶間連接點(diǎn)的累積，我想第三屆運(yùn)營人年終聚會(huì)應(yīng)該可以成為行業(yè)標(biāo)簽。

運(yùn)營研究社周邊

6）學(xué)會(huì)做品牌

運(yùn)營人年終聚會(huì)對運(yùn)營社來說是一次品牌露出，做品牌的核心是：讓用戶因?yàn)槌蔀槟愕姆劢z而感到驕傲，而非尷尬。

7）學(xué)會(huì)做杠桿

100 人、300 人、700 人、1000 人、10000 人，不同的活動(dòng)規(guī)?？梢郧藙?dòng)的資源完全不是一個(gè)量級(jí)，推薦大家把活動(dòng)規(guī)模做到超過自己能力的 2 倍！

最后的最后，還要感謝我們的金主爸爸網(wǎng)易游戲的贊助支持。感謝上線了、人人秀、新媒體管家的協(xié)作主辦。感謝我們的合作方 AbieSlide、VPhoto、八軌現(xiàn)場、活動(dòng)行、多會(huì)、Phycho、達(dá)達(dá)速記對活動(dòng)的幫助。

還要特別感謝為這次年終聚會(huì)操勞的志愿者們：時(shí)雨，陸導(dǎo)，史媛 ，丁丁，魏宇，英倫小兔子，何帥，聶彬，陳紫薇，ZHANG，蔡曉東，鹿導(dǎo)，張揚(yáng)，活了個(gè)該，波登，夜塵。因?yàn)橛辛四銈兊膸椭?，這次大會(huì)才額外順利。

活動(dòng)結(jié)束后，賢哥問我 18 年的年終聚會(huì)打算定個(gè)多少人的目標(biāo)，看著賢哥似笑非笑的臉，我總感覺他在考驗(yàn)我，迫于壓力我試探性的說了一句，那就 2000 人吧？

“好！明年的年終聚會(huì) 2000 人的 KPI 就交給你了，好好干哈！”

“mmp，我被坑了?！碑?dāng)然這只是心里想法，表面上還是微笑著對著老板說：

“老板，18 年的年終聚會(huì) 2000 人沒問題的。”

文：套路編輯部@運(yùn)營研究社

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